情報共有のやり方を変えるだけで生産性が劇的に変わる

労働人口が減少し、経験豊かな人材も失われつつある現在、個人の経験やナレッジを組織の経験やナレッジとして考え、管理することが急務となっています。これを放置すると、組織は経験とナレッジを失い、ビジネス価値も競争力も低下してしまう事態になるでしょう。日々の業務を通じて情報やナレッジを蓄積できる仕組みや、業務の生産性を向上させる仕組みこそがデジタルトランスフォーメーション（DX）への道となります。本記事では、株式会社システムコンシェルジュが社内で活用するプロジェクト管理ツール『ONES Project』とナレッジ管理ツール『ONES Wiki』を用いた、デジタルトランスフォーメーション（DX）に向けての活用方法を考えていきましょう。

業務共有とは、業務に必要な情報を組織内で共有する行為を指します。組織全体に蓄積したノウハウなどを、組織内の人間が「誰でも閲覧・使用できる状態」にします。ONES ProjectとONES Wikiを活用することで、以下のような情報を効率的に共有することが可能です。

• スケジュール
• タスク
• 顧客情報
• 案件情報
• 進捗
• トラブル
• ノウハウ

これらの情報は、企業経営や業務活動において発生するものです。この情報が社内・チーム全体で共有できていれば、「誰が」「何を」「どのくらい」行っているかがすぐにわかります。さらに「何をすべきか」といった行動の指標にもなります。
また、最後の項目であるノウハウの共有は、業務品質や作業効率の向上に役立ちます。たとえば、営業成績のよい人材にその手法を聞いて全体で共有できれば、他の人材のスキルを高めることが可能です。
業務共有は、「収集」「整理」「共有」「活用」の4つの工程で成り立っています。ONES ProjectとONES Wikiを活用することで、社内全体に散らばっている情報を収集して、使える方法を整理・共有し、社内全体で活用するという流れを実現できます。

業務共有が適切に行われていないと、情報を探し出すのに時間がかかり非効率です。対応にばらつきが生まれて企業としての品質が落ちる可能性もあります。たとえば、顧客・案件・トラブルといった業務にまつわる情報が社内で適切に共有されていなかった場合、商談中のミスやトラブル対応の遅れといった問題が発生しやすくなります。トラブルの詳しい内容が伝わっていなければ、新たなトラブルが発生して現場が混乱することもあるでしょう。
業務共有がなされず業務が属人化するのも問題です。優秀な人材がいれば作業効率は上がりますが、この人材が退職してしまうと効率が一気に下がります。場合によっては、業務が立ち行かなくなることがあります。
ほかにも、スケジュール・タスク・進捗といった情報が共有されていなかった場合には、「誰が・何を・どのくらい」やっているのかがわかりません。管理者側から見ると管理効率が大きく下がります。従業員側からも「自分だけ負荷がかかっているのではないか」「今どのような状況にあるのか」といった不満や疑心が生じやすいでしょう。
こうしたストレスのある環境は、生産性が下がるだけでなく退職にもつながるので、ONES ProjectとONES Wikiを活用した業務共有は業務効率を向上させることができます。

これらの情報は、企業経営や業務活動において発生するものです。この情報が社内・チーム全体で共有できていれば、「誰が」「何を」「どのくらい」行っているかがすぐにわかります。さらに「何をすべきか」といった行動の指標にもなります。
また、最後の項目であるノウハウの共有は、業務品質や作業効率の向上に役立ちます。たとえば、営業成績のよい人材にその手法を聞いて全体で共有できれば、他の人材のスキルを高めることが可能です。
業務共有は、「収集」「整理」「共有」「活用」の4つの工程で成り立っています。ONES ProjectとONES Wikiを活用することで、社内全体に散らばっている情報を収集して、使える方法を整理・共有し、社内全体で活用するという流れを実現できます。

効率よく業務共有するには、そもそも何のために業務共有するのか、目的を明確化する必要があります。目的が曖昧であると、不必要な情報も取り込んで共有してしまいます。不必要な情報が多ければ、業務共有の効果が期待できないだけでなく、混乱を招く恐れがあるので注意が必要です。
目的として多いのは「業務・管理効率化」「コミュニケーション向上」「ミス防止」です。これらを基準に目的を定めるとよいでしょう。

業務共有を行うためには、情報を共有できる環境が必要です。ONES ProjectとONES Wikiは、そのためのツールとして最適です。これらのツールを活用することで、情報を一元管理し、必要な情報をすぐに取り出すことが可能になります。
ONES Projectは、プロジェクト管理に特化したツールで、スケジュールやタスク、進捗などの情報を共有するのに適しています。また、ONES Wikiは、社内のノウハウや手順などを文書化し、共有するのに有効に活用いただけます。

情報を共有する際には、必要な情報だけを共有することが重要です。情報が多すぎると、必要な情報を見つけるのが難しくなります。そのため、情報を整理し、必要な情報だけを共有するようにしましょう。
また、情報を共有する際には、その情報が誰にとって必要なのかを考え、適切な形で共有することも大切です。例えば、技術的な内容は技術者に、営業情報は営業担当者に、といったように、情報を共有する対象を明確にすることが重要です。

『ONES Wiki』の生成AI機能は、情報登録時の文章生成、情報探索時のナレッジ生成と検索結果をサポートします。お客さまが契約した『ONES Wiki』内に蓄積された情報のみ参照し生成するため、完全な独自生成AI活用を可能にします。そして『ONES Wiki』は業務上に必要な情報登録と情報探索のロスタイムを劇的に改善します。

業務共有は、社内の連携を高め、生産性を向上させる重要な要素です。ONES ProjectとONES Wikiを活用することで、業務共有を効率的に行うことが可能になります。共有目的を明確にし、共有できる環境を整備し、必要な情報だけを共有することで、業務共有の効果を最大限に引き出すことができます。